Reinigungsfirma wechseln: die Checkliste

Zuerst: Ist der Wechsel wirklich die Lösung?

Eine ehrliche Vorbemerkung, auch wenn sie gegen unser Geschäft spricht: Manchmal liegt das Problem nicht am Dienstleister, sondern am Vertrag. Wenn im Leistungsverzeichnis „1× wöchentlich" steht und das Objekt zweimal bräuchte, wird auch die nächste Firma daran scheitern. Prüfen Sie deshalb erst, ob der vereinbarte Umfang zum tatsächlichen Bedarf passt.

Wenn allerdings der vereinbarte Umfang nicht geliefert wird, niemand erreichbar ist oder ständig neues Personal im Haus steht, dann ist der Wechsel richtig.

Schritt 1: Kündigungsfrist prüfen (vor allem anderen)

Der häufigste Fehler ist die Reihenfolge: erst begeistert ein neues Angebot einholen, dann feststellen, dass der alte Vertrag noch elf Monate läuft. Schauen Sie zuerst in den bestehenden Vertrag:

• Mindestlaufzeit und Enddatum
• Kündigungsfrist: häufig drei Monate zum Quartals- oder Jahresende
• Verlängerungsklausel: Verlängert sich der Vertrag automatisch, und um wie lange?
• Form der Kündigung: Schriftform mit Unterschrift, oder genügt Textform?
• Sonderkündigungsrecht bei wiederholter Schlechtleistung, falls vereinbart

Schritt 2: Dokumentieren, was nicht funktioniert

Falls Sie außerordentlich kündigen wollen oder mit Nachverhandlungen rechnen, brauchen Sie Belege. Fotos mit Datum, Mieterbeschwerden, Ihre Mängelrügen und die Reaktionen darauf. Das ist lästig, aber ohne Dokumentation steht Aussage gegen Aussage.

Schritt 3: Leistungsverzeichnis erstellen

Der wichtigste Schritt, und der am häufigsten übersprungene. Ohne Leistungsverzeichnis bekommen Sie drei Angebote, die drei verschiedene Dinge beschreiben, und vergleichen dann Preise, die nichts miteinander zu tun haben.

• Alle Flächen einzeln: Treppen, Podeste, Eingang, Keller, Aufzug, Sanitär
• Alle Elemente: Geländer, Handläufe, Lichtschalter, Briefkästen, Fensterbänke
• Turnus je Bereich, nicht pauschal fürs ganze Objekt
• Ausdrücklich, was NICHT enthalten ist
• Wer stellt Wasser, Strom, Lagerraum für Material?
• Winterdienst und Glasreinigung: separat ausweisen

Schritt 4: Angebote vergleichbar einholen

Geben Sie allen Anbietern dasselbe Leistungsverzeichnis und bitten Sie um dasselbe Abrechnungsmodell. Bestehen Sie auf einer Besichtigung: Wer ohne Objektkenntnis einen Preis nennt, wird ihn später korrigieren wollen.

Beim Vergleich zusätzlich abfragen:

• Versicherungsnachweis (Haftpflicht): vorlegen lassen, nicht nur zusichern
• Festangestelltes Personal oder Subunternehmer?
• Wer ist die konkrete Ansprechperson, und wie ist sie erreichbar?
• Vertretungsregelung bei Krankheit und Urlaub
• Eintragung in die Handwerksrolle, denn das Gebäudereinigerhandwerk ist zulassungspflichtig

Schritt 5: Übergabe ohne Lücke planen

Planen Sie den Starttermin des neuen Dienstleisters so, dass er nahtlos an das Ende des alten Vertrags anschließt, im Idealfall mit ein bis zwei Tagen Überlappung. Eine Lücke von zwei Wochen sieht man einem Treppenhaus an, und Sie bekommen die Beschwerden.

• Schlüssel und Zugangsmittel: vollständige Rückgabe schriftlich quittieren lassen
• Chips, Codes, Alarmcodes ändern, nicht nur einsammeln
• Mieter oder Mitarbeiter kurz informieren, dass gewechselt wird
• Objektbegehung mit dem neuen Dienstleister vor dem ersten Einsatz
• Zustand zum Übergabezeitpunkt fotografieren

Schritt 6: Die ersten vier Wochen wirklich hinschauen

Fast jeder Dienstleister liefert im ersten Monat gut. Interessant wird es im dritten. Vereinbaren Sie deshalb von Anfang an einen Kontrolltermin nach etwa vier und nach zwölf Wochen, und halten Sie ihn auch ein, wenn alles gut läuft. Das ist der günstigste Moment, um nachzujustieren.